Làm phần mềm theo yêu cầu cho doanh nghiệp

Nhân viên vẫn phải ghi tay, chép sang file khác hoặc nhắn tin hỏi nhau dù công ty đã có phần mềm. Khi phần việc đó tốn thời gian mỗi ngày, làm phần mềm theo yêu cầu bắt đầu có lý do để cân nhắc. Bài này giải thích phần mềm theo yêu cầu là gì, khi nào nên làm, các bước thực hiện và những điều nên chốt bằng văn bản trước khi bắt đầu.

Phần mềm theo yêu cầu là gì và khác phần mềm có sẵn ở đâu

Làm phần mềm theo yêu cầu nghĩa là thiết kế và lập trình phần mềm theo đúng cách doanh nghiệp đang làm việc, thay vì để doanh nghiệp đổi cách làm cho vừa phần mềm.

Phần mềm theo yêu cầu giải quyết việc gì

Mỗi doanh nghiệp có một cách nhận đơn, duyệt chi, giao việc hay theo dõi khách riêng. Phần mềm theo yêu cầu đưa đúng các bước đó vào hệ thống: ai nhập gì, ai duyệt, dữ liệu đi đâu, báo cáo nào cần xem mỗi sáng. Nhân viên làm theo luồng quen thuộc nên dễ dùng hơn, và người quản lý có sẵn số liệu mà không phải gom từ nhiều nơi.

So sánh làm phần mềm theo yêu cầu với phần mềm có sẵn

Hai hướng khác nhau ở ba điểm chính:

• Cách tính phí: phần mềm có sẵn thường thu phí định kỳ theo số người dùng hoặc gói tính năng. Làm phần mềm theo yêu cầu thường tính theo phạm vi công việc, cộng với chi phí vận hành về sau.
• Khả năng tùy biến: phần mềm có sẵn chỉ chỉnh được trong phạm vi nhà cung cấp cho phép. Phần mềm theo yêu cầu thêm hoặc đổi chức năng khi quy trình thay đổi.
• Quyền sở hữu mã nguồn: với phần mềm có sẵn, mã nguồn thuộc nhà cung cấp. Với phần mềm theo yêu cầu, doanh nghiệp có thể nhận mã nguồn nếu hai bên thỏa thuận như vậy từ đầu.

Không có hướng nào luôn đúng. Câu hỏi nên đặt là quy trình của doanh nghiệp có khớp với phần mềm có sẵn hay không. Phần so sánh chi phí về lâu dài nằm trong bài trụ về dịch vụ phát triển webapp cho doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp nên làm phần mềm theo yêu cầu

Dấu hiệu nên làm phần mềm theo yêu cầu

Một số tình huống cho thấy phần mềm có sẵn đã chật:

• Nhân viên vẫn phải giữ thêm file Excel song song vì phần mềm không có đúng trường dữ liệu cần ghi.
• Cùng một thông tin phải nhập ở hai hoặc ba nơi.
• Quy trình duyệt của công ty có nhiều bước đặc thù mà phần mềm không cấu hình được.
• Muốn một báo cáo cụ thể nhưng nhà cung cấp chưa có hoặc không làm.
• Phải trả phí cho nhiều tính năng không ai dùng, trong khi tính năng cần thì thiếu.

Nếu có từ hai dấu hiệu trở lên và tình trạng kéo dài nhiều tháng, đó là lúc nên ngồi mô tả lại quy trình để xem làm riêng có hợp lý không.

Khi nào chưa cần làm phần mềm theo yêu cầu

Nếu quy trình còn đang thay đổi liên tục, hoặc chính doanh nghiệp chưa thống nhất cách làm, phần mềm riêng sẽ phải sửa đi sửa lại. Khi đó nên dùng công cụ có sẵn hoặc file chung trong một thời gian, chốt cách làm rồi mới đưa vào phần mềm. Quy mô chỉ có một hai nhân viên và khối lượng nhỏ cũng là lý do để chưa vội.

Quy trình làm phần mềm theo yêu cầu từng bước

Mỗi dự án có quy mô khác nhau, nhưng đường đi làm phần mềm theo yêu cầu thường gồm bốn chặng. Bài về dịch vụ phát triển webapp mô tả cách triển khai này kỹ hơn.

Xác định yêu cầu và phạm vi

Hai bên ngồi lại để nói rõ phần mềm giải quyết việc gì, ai dùng, dữ liệu nào cần quản lý. Kết quả là một bản phạm vi bằng văn bản: làm gì, chưa làm gì. Chặng này quyết định phần lớn chi phí và thời gian về sau, nên không nên làm vội.

Thiết kế và làm theo từng đợt

Thay vì làm toàn bộ rồi mới giao, công việc được chia thành các đợt nhỏ. Mỗi đợt xong một nhóm chức năng có thể dùng được. Doanh nghiệp nhìn thấy sản phẩm thật từ sớm và góp ý khi còn sửa dễ.

Dùng thử và chỉnh sửa

Sau mỗi đợt, người dùng thật thử với dữ liệu thật. Những điểm khó dùng hoặc chưa khớp quy trình được ghi lại và sửa trước khi sang đợt tiếp theo. Đây là chặng giúp tránh cảnh nhận phần mềm rồi mới biết không hợp.

Nghiệm thu và bàn giao khi làm phần mềm theo yêu cầu

Khi các chức năng đã thống nhất đạt yêu cầu, hai bên đối chiếu với tiêu chí nghiệm thu ghi từ đầu. Bàn giao gồm phần mềm đang chạy, tài khoản quản trị, mã nguồn nếu có thỏa thuận và tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu

Chuẩn bị tốt giúp buổi trao đổi đầu ngắn hơn và giảm số lần đổi yêu cầu khi làm phần mềm theo yêu cầu.

Mô tả việc đang làm thủ công

Viết ra, hoặc quay màn hình, cách nhân viên đang làm một việc từ đầu đến cuối: nhận thông tin từ đâu, ghi vào đâu, ai kiểm tra, gửi cho ai. Không cần viết đẹp. Chỉ cần đủ để người làm phần mềm hiểu việc đang diễn ra thế nào.

Dữ liệu và biểu mẫu hiện có

Gom lại file Excel, mẫu phiếu, biểu mẫu giấy đang dùng. Những thứ này cho thấy dữ liệu nào cần quản lý và định dạng hiện tại ra sao. Nếu có dữ liệu cũ cần chuyển sang phần mềm mới, cho biết dữ liệu nằm ở đâu và có sạch hay không.

Những điều nên chốt bằng văn bản trước khi làm

Phần lớn tranh chấp khi làm phần mềm theo yêu cầu xuất phát từ những điều hai bên hiểu khác nhau nhưng không ghi lại.

Phạm vi công việc và mốc hoàn thành

Ghi rõ danh sách chức năng làm trong dự án, chức năng nào để lại cho giai đoạn sau, và mốc hoàn thành của từng đợt. Khi phát sinh yêu cầu ngoài danh sách, hai bên thống nhất lại thay vì ngầm hiểu là làm thêm không tính phí hoặc tự tính thêm tiền.

Tiêu chí nghiệm thu

Nghiệm thu nên dựa trên tiêu chí kiểm tra được, ví dụ: tạo được đơn hàng, duyệt được đề nghị, xuất được báo cáo đúng mẫu. Viết tiêu chí từ đầu giúp cả hai bên biết khi nào dự án được coi là xong.

Quyền sở hữu mã nguồn khi làm phần mềm theo yêu cầu

Hỏi rõ ai giữ mã nguồn, ai giữ dữ liệu, và doanh nghiệp có được bàn giao mã nguồn kèm tài liệu hướng dẫn hay không. Dữ liệu khách hàng và số liệu kinh doanh là tài sản của doanh nghiệp, cần có cách xuất ra khi cần.

Nếu bạn muốn thảo luận phạm vi cho một phần mềm cụ thể, bạn có thể nhắn Zalo hoặc gọi điện cho Bùi Văn Vũ, mô tả việc đang làm thủ công và nhận hướng làm theo phạm vi rõ ràng.

Chi phí và thời gian làm phần mềm theo yêu cầu phụ thuộc vào đâu

Không có bảng giá chung cho mọi phần mềm, vì mỗi việc có phạm vi khác nhau. Chi phí và thời gian làm phần mềm theo yêu cầu chủ yếu phụ thuộc vào số chức năng, độ phức tạp của nghiệp vụ, số loại người dùng, việc kết nối với phần mềm khác, dữ liệu cũ cần chuyển sang và phạm vi hỗ trợ sau bàn giao. Bài làm webapp mất bao lâu giải thích các yếu tố làm thời gian kéo dài, và cách rút ngắn bằng việc làm phần cần dùng trước. Tránh các báo giá chỉ có một con số gọn mà không nói gồm những gì.

Rủi ro thường gặp và cách tránh

Yêu cầu mơ hồ rồi đổi giữa chừng

Yêu cầu chưa rõ thường dẫn đến việc làm xong mới thấy không đúng ý. Cách tránh là chốt phạm vi bằng văn bản và duyệt từng đợt, để mỗi lần đổi đều có điểm bắt đầu rõ ràng.

Chờ quá lâu mới được dùng thử

Nếu phải đợi đến cuối dự án mới thấy phần mềm, mọi sai lệch đã chồng lên nhau. Làm theo từng đợt và cho dùng thử sau mỗi đợt giúp phát hiện sớm.

Không có hỗ trợ sau bàn giao

Phần mềm chạy rồi vẫn cần người xử lý khi có lỗi hoặc khi quy trình đổi. Hỏi trước ai hỗ trợ, theo cách nào và trong phạm vi nào. Không có câu trả lời rõ là dấu hiệu nên hỏi thêm.

Câu hỏi thường gặp

Làm phần mềm theo yêu cầu có bàn giao mã nguồn không

Tùy thỏa thuận ban đầu. Nhiều dự án làm phần mềm theo yêu cầu bàn giao toàn bộ mã nguồn kèm tài liệu hướng dẫn để doanh nghiệp tự chủ về sau. Hãy ghi điều này vào văn bản từ đầu, vì không ghi thì mỗi bên có thể hiểu một cách và rất khó thay đổi khi dự án đã xong.

Làm phần mềm theo yêu cầu từng phần trước có được không

Được, và thường nên làm vậy. Chọn phần cần dùng nhất, đưa vào sử dụng sớm, rồi mở rộng dần theo kết quả thực tế. Cách này giúp doanh nghiệp thấy hiệu quả sớm, điều chỉnh khi còn dễ, và giữ chi phí trong tầm kiểm soát.

Sau bàn giao ai hỗ trợ khi có lỗi

Nên thỏa thuận trước khi bắt đầu: ai tiếp nhận báo lỗi, phản hồi bằng kênh nào, những loại việc nào nằm trong hỗ trợ và việc nào tính riêng. Với dự án do Bùi Văn Vũ trực tiếp làm, hỗ trợ kỹ thuật sau bàn giao được trao đổi và ghi rõ ngay từ đầu.

Trao đổi nhu cầu phần mềm của bạn

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc làm phần mềm theo yêu cầu, hãy bắt đầu bằng việc liệt kê những việc đang làm thủ công nhiều nhất. Đó là nền để chốt phạm vi, mốc hoàn thành và tiêu chí nghiệm thu trước khi bắt tay vào làm. Thông tin liên hệ có ở khối bên dưới bài, và bạn có thể xem thêm về Bùi Văn Vũ tại trang chủ.

Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích của việc làm phần mềm theo yêu cầu cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho nhu cầu riêng của mình, hãy liên hệ với Bùi Văn Vũ qua website https://buivanvu.com hoặc gọi ngay số 0394 296 000. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình phát triển công nghệ!

Thông tin liên hệ

• Điện thoại: 0394 296 000
• Email: buivuit@gmail.com
• Website: buivanvu.com