Tự động gửi email cho khách hàng

Một nhân viên dành mỗi sáng để gõ email xác nhận cho từng đơn mới, rồi buổi chiều nhắn từng khách sắp đến hạn thanh toán. Việc này không khó, nhưng lặp lại và dễ sót, và khách nào nhận trễ thì nghĩ doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp. Tự động gửi email giao việc đó cho hệ thống: có sự kiện thì email đi, đúng nội dung, đúng người. Bài này giải thích tự động gửi email là gì, nên dùng cho trường hợp nào, cách thiết lập từng bước, các cách làm và lưu ý để email không bị coi là thư rác.

Tự động gửi email cho khách hàng là gì

Tự động gửi email là việc hệ thống tự gửi email cho khách khi có một sự kiện đã định trước, như có đơn mới, đến hạn thanh toán hoặc đơn đổi trạng thái, mà không cần nhân viên soạn và gửi từng thư.

Phần lớn email loại này là thư giao dịch: thông tin khách cần để biết việc của mình đang đến đâu. Khác với thư quảng cáo hàng loạt, chúng gắn với một hành động cụ thể của từng khách, nên thường được đón nhận và mở nhiều hơn.

Những trường hợp nên tự động gửi email cho khách

Chọn những tình huống lặp lại, có nội dung tương tự và khách mong đợi nhận.

Xác nhận đơn hàng và thanh toán

Ngay khi khách đặt hàng hoặc thanh toán, email xác nhận cho họ biết hệ thống đã nhận. Khách yên tâm và bớt nhắn hỏi lại, nhân viên bớt phải trả lời cùng một câu.

Nhắc hạn thanh toán và lịch hẹn

Email nhắc trước hạn thanh toán hoặc trước lịch hẹn giúp giảm việc quên. Nội dung nên lịch sự, ngắn và nói rõ việc cần làm, kèm cách liên hệ nếu khách có thắc mắc.

Cập nhật trạng thái giao hàng

Khi đơn được chuẩn bị, giao đi hoặc giao xong, khách nhận thông báo tương ứng. Khách chủ động biết tình hình mà không phải hỏi.

Chăm sóc sau bán

Một email cảm ơn, hướng dẫn sử dụng hoặc hỏi thăm sau khi giao giúp giữ quan hệ. Chỉ nên gửi những nội dung hữu ích với khách và không quá dày.

Cách thiết lập tự động gửi email từng bước

Chọn sự kiện kích hoạt

Xác định chính xác điều gì thì gửi email: đơn được tạo, đơn được duyệt, còn một thời gian nữa đến hạn. Sự kiện càng rõ thì càng ít gửi nhầm.

Viết mẫu email ngắn, rõ

Mỗi email nên có một mục đích: tiêu đề nói rõ nội dung, phần thân nêu thông tin chính, kèm cách liên hệ khi cần. Tránh viết dài hoặc nhồi quảng cáo vào thư giao dịch.

Cá nhân hóa bằng dữ liệu có sẵn

Dùng tên khách, mã đơn, ngày giờ và sản phẩm đúng với từng người. Email có thông tin thật khiến khách tin đây là thư của doanh nghiệp, không phải thư hàng loạt. Cần kiểm tra kỹ để không điền sai dữ liệu.

Thử và theo dõi kết quả

Gửi thử cho bản thân hoặc vài người trước khi chạy thật, thử cả trường hợp thiếu dữ liệu. Sau khi chạy, theo dõi email có đến nơi không, có người báo lỗi không và việc nhắn hỏi lại có giảm không.

Các cách tự động gửi email: bảng tính, công cụ kết nối, hệ thống riêng

Có ba hướng, tùy độ phức tạp.

• Bảng tính kèm mã nhỏ: phù hợp việc đơn giản, như gửi email khi có dòng mới. Tận dụng công cụ đã quen nhưng có giới hạn về số lượng và độ ổn định.
• Công cụ kết nối ứng dụng: nối sự kiện ở một ứng dụng với việc gửi email, cấu hình bằng giao diện, hợp với quy trình ít bước.
• Hệ thống riêng: email là một phần của webapp quản lý đơn hoặc công nợ, gửi theo đúng trạng thái và dữ liệu thật. Phù hợp khi quy trình có nhiều điều kiện hoặc cần kiểm soát dữ liệu chặt.

Cách làm hệ thống riêng được mô tả trong bài về dịch vụ phát triển webapp cho doanh nghiệp. Nếu bạn muốn trao đổi về một nhu cầu cụ thể, bạn có thể nhắn Zalo hoặc gọi điện cho Bùi Văn Vũ, mô tả sự kiện cần gửi email để nhận hướng làm theo phạm vi rõ ràng.

Lưu ý khi tự động gửi email để không thành thư rác

Có sự đồng ý và cách hủy đăng ký

Email giao dịch liên quan trực tiếp đến đơn hàng khác với email quảng cáo. Với nội dung quảng cáo hoặc bản tin, cần có sự đồng ý của người nhận và cách hủy đăng ký rõ ràng. Quy định cụ thể có thể thay đổi, nên hãy tham khảo người có chuyên môn pháp lý cho trường hợp của bạn.

Tên miền gửi và xác thực

Email gửi từ tên miền của doanh nghiệp cần được thiết lập xác thực, thường gọi là SPF, DKIM và DMARC, để các hộp thư biết đây là thư thật. Thiếu thiết lập này, email dễ bị đưa vào thư rác hoặc bị từ chối. Đây là việc kỹ thuật nên nhờ người làm website hoặc quản trị tên miền thực hiện.

Nội dung và tần suất

Tiêu đề rõ ràng, không giật gân, nội dung đúng với điều khách mong chờ và không gửi dồn dập. Email khách ít mở hoặc bị báo thư rác nhiều sẽ làm giảm uy tín tên miền gửi và ảnh hưởng đến những email sau.

Sai lầm thường gặp khi tự động gửi email

• Gửi nhầm người hoặc nhầm nội dung vì dữ liệu đầu vào sai.
• Không thử trước khi chạy thật, nên email lỗi đến cả loạt khách.
• Gửi quá nhiều email khiến khách khó chịu và bỏ qua.
• Dùng một địa chỉ gửi không có xác thực, nên email vào thư rác.
• Không có người theo dõi và không có cách tạm dừng khi có lỗi.

Câu hỏi thường gặp

Tự động gửi email có cần biết lập trình không

Không phải lúc nào cũng cần. Những việc đơn giản làm được bằng công cụ có sẵn bằng cách cấu hình. Khi email phụ thuộc vào nhiều điều kiện hoặc dữ liệu từ hệ thống riêng, cần người có chuyên môn để cài và kiểm tra.

Email tự động có bị vào thư rác không

Có thể, nếu tên miền chưa được xác thực, nội dung giống thư quảng cáo hoặc khách thường xuyên báo thư rác. Thiết lập xác thực đúng, giữ nội dung trung thực và gửi tần suất hợp lý giúp giảm đáng kể nguy cơ này.

Có tự động gửi email từ Google Sheets được không

Được, bằng đoạn mã nhỏ chạy trong bảng tính hoặc công cụ kết nối. Cách này hợp với việc đơn giản và số lượng vừa phải. Cần theo dõi giới hạn gửi và độ ổn định, và nên chuyển sang hệ thống riêng khi quy trình lớn hơn.

Trao đổi nhu cầu tự động gửi email của bạn

Nếu muốn bắt đầu, hãy liệt kê những email nhân viên đang gõ tay nhiều nhất và chọn một loại làm trước, như xác nhận đơn hàng. Đó là nền để chốt sự kiện kích hoạt và nội dung mẫu. Thông tin liên hệ có ở khối bên dưới bài, và bạn có thể xem thêm về Bùi Văn Vũ tại trang chủ.

Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích của việc tự động gửi email cho khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với thương hiệu Bùi Văn Vũ qua website https://buivanvu.com hoặc gọi ngay đến số 0394 296 000 để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!

Thông tin liên hệ

• Điện thoại: 0394 296 000
• Email: buivuit@gmail.com
• Website: buivanvu.com