Phần mềm quản trị doanh nghiệp

Đơn hàng nằm trong một file Excel, công nợ ghi ở sổ tay, lịch giao việc nhắn qua tin nhắn, còn báo cáo thì phải gom từ ba nơi mỗi cuối tuần. Đó là lúc phần mềm quản trị doanh nghiệp trở thành chủ đề đáng cân nhắc. Bài này giải thích phần mềm đó gồm những gì, doanh nghiệp nhỏ có cần không, nên mua phần mềm có sẵn hay làm riêng, và cách triển khai để nhân viên dùng thật.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là hệ thống giúp ghi nhận, theo dõi và báo cáo các hoạt động hằng ngày của công ty trên cùng một nền tảng, thay vì mỗi việc nằm ở một công cụ riêng.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp gom những việc nào vào một chỗ

Tùy nhu cầu, phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể gom khách hàng, đơn hàng, tồn kho, thu chi, công nợ, nhân sự và công việc vào cùng một hệ thống. Điểm quan trọng không phải là có nhiều tính năng, mà là dữ liệu được nhập một lần và dùng lại ở những chỗ cần, nên các bộ phận nhìn cùng một con số.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp khác gì với file Excel và các công cụ rời rạc

File Excel linh hoạt nhưng khó phân quyền, dễ có nhiều phiên bản và phụ thuộc vào người giữ file. Phần mềm quản trị doanh nghiệp có phân quyền theo vai trò, lưu lịch sử chỉnh sửa và cho nhiều người làm việc cùng lúc mà không ghi đè dữ liệu của nhau.

Một phần mềm quản trị thường gồm những phân hệ nào

Mỗi doanh nghiệp cần một tổ hợp khác nhau, nhưng các phân hệ dưới đây thường xuất hiện.

Phân hệ khách hàng và đơn hàng trong phần mềm quản trị doanh nghiệp

Lưu thông tin khách, lịch sử mua, trạng thái từng đơn từ lúc nhận đến lúc giao. Nhân viên mới cũng nhìn được đơn đang ở bước nào mà không phải hỏi người cũ.

Kho, thu chi và công nợ

Theo dõi hàng nhập xuất, phiếu thu chi và khoản khách còn nợ. Khi dữ liệu nối với đơn hàng, số tồn kho và công nợ tự cập nhật thay vì ghi lại bằng tay.

Nhân sự và công việc

Chấm công, ca làm, giao việc và theo dõi tiến độ. Phân hệ này giúp người quản lý biết ai đang làm gì mà không phải hỏi từng người.

Báo cáo cho người quản lý trong phần mềm quản trị doanh nghiệp

Báo cáo doanh thu, tồn kho, công nợ hay hiệu suất công việc được tổng hợp từ dữ liệu đã nhập. Người quản lý xem trực tiếp, không cần chờ ai đó gom file cuối tuần.

Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm quản trị không

Câu trả lời phụ thuộc vào mức độ rối của công việc hơn là quy mô công ty.

Dấu hiệu nên dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp thay Excel

• Cùng một thông tin phải nhập ở nhiều file hoặc nhiều người.
• Dữ liệu lệch nhau giữa kế toán, kho và bán hàng.
• Mỗi lần cần báo cáo phải mất nửa buổi gom số liệu.
• Nhân viên nghỉ hoặc đổi việc thì không ai biết file nằm ở đâu.
• Cần phân quyền để một số người chỉ xem, một số người được sửa.

Có từ hai dấu hiệu trở lên là lúc đáng ngồi liệt kê quy trình để xem phần nào nên đưa vào hệ thống trước.

Khi nào chưa cần phần mềm quản trị doanh nghiệp

Nếu công ty có ít người, khối lượng nhỏ và cách làm còn thay đổi liên tục, một file chung được tổ chức tốt có thể là đủ trong thời gian này. Đưa quy trình chưa ổn định vào phần mềm chỉ khiến phải sửa phần mềm nhiều lần. Nên chuẩn hóa cách làm trước.

Nên mua phần mềm có sẵn hay làm phần mềm riêng

Hai hướng khác nhau ở cách tính phí, khả năng tùy biến và quyền sở hữu mã nguồn.

Khi phần mềm quản trị doanh nghiệp có sẵn là đủ

Nếu quy trình của công ty khá phổ biến, như bán hàng, kho và kế toán thông thường, phần mềm có sẵn dùng được ngay và chi phí khởi đầu thường nhẹ hơn. Cái giá là phải thích nghi với cách làm của phần mềm, và dữ liệu cùng mã nguồn thuộc nhà cung cấp.

Khi nên làm phần mềm riêng

Khi quy trình có những bước đặc thù mà phần mềm có sẵn không cấu hình được, hoặc phải giữ thêm file song song để bù, làm riêng đáng cân nhắc. Phần mềm được làm khớp quy trình, có thể mở rộng khi công ty đổi cách làm, và hai bên có thể thỏa thuận bàn giao mã nguồn. Phần phân tích về làm riêng, chi phí và thời gian nằm trong bài dịch vụ phát triển webapp cho doanh nghiệp và bài làm webapp mất bao lâu.

Cách chọn phần mềm quản trị phù hợp

Bắt đầu từ việc đang làm thủ công nhiều nhất

Đừng bắt đầu từ danh sách tính năng. Hãy hỏi nhân viên việc nào tốn thời gian ghi chép nhất, rồi chọn phần mềm giải quyết đúng việc đó trước. Những phần còn lại có thể thêm sau.

Hỏi rõ ai sở hữu dữ liệu và mã nguồn

Trước khi quyết định, hỏi: dữ liệu có xuất ra được không, nếu ngừng dùng thì lấy dữ liệu về bằng cách nào, mã nguồn thuộc ai. Phần mềm quản trị doanh nghiệp chứa số liệu kinh doanh, nên quyền kiểm soát dữ liệu cần được ghi rõ.

Xem phần mềm có kết nối được với công cụ đang dùng không

Nếu công ty đang dùng phần mềm kế toán, website bán hàng hay file Google Sheets, hãy kiểm tra phần mềm mới có nhập được dữ liệu từ đó và kết nối tiếp được không. Thiếu bước này, nhân viên sẽ phải nhập hai lần và nhanh chóng bỏ phần mềm.

Nếu bạn muốn trao đổi phạm vi cho một phần mềm quản trị cụ thể, bạn có thể nhắn Zalo hoặc gọi điện cho Bùi Văn Vũ, mô tả việc đang làm thủ công và nhận hướng làm với phạm vi rõ ràng.

Triển khai phần mềm trong công ty nhỏ để nhân viên dùng thật

Làm phần cần dùng trước

Đưa vào sử dụng một phân hệ trước, ví dụ đơn hàng hoặc kho, thay vì bật tất cả cùng lúc. Nhân viên làm quen từng bước và dữ liệu đầu vào được kiểm tra sớm.

Nhập dữ liệu cũ và đào tạo ngắn

Chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm theo mẫu thống nhất, rà lại dữ liệu trùng hoặc sai trước khi nhập. Buổi hướng dẫn nên ngắn, đi theo đúng việc nhân viên làm hằng ngày thay vì giải thích mọi tính năng.

Phân quyền theo vai trò

Mỗi người chỉ thấy và sửa phần việc của mình: nhân viên bán hàng thấy đơn, thủ kho thấy kho, kế toán thấy thu chi. Phân quyền rõ giúp giảm sai sót và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.

Sai lầm thường gặp khi chọn và triển khai

Một số lỗi lặp lại ở nhiều công ty:

• Chọn theo số lượng tính năng thay vì theo việc cần giải quyết.
• Đưa quy trình còn rối vào phần mềm khi chưa thống nhất cách làm.
• Bật tất cả phân hệ cùng lúc khiến nhân viên quá tải và bỏ dùng.
• Không hỏi về quyền sở hữu dữ liệu và cách xuất dữ liệu ra.
• Không có ai chịu trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ sau khi triển khai.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp có cần bảo trì không

Có. Phần mềm vẫn cần cập nhật bảo mật, sao lưu dữ liệu và chỉnh sửa khi quy trình thay đổi. Hãy hỏi trước ai phụ trách phần này, theo cách nào và phạm vi nào được hỗ trợ, để tránh bị động khi có sự cố.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí có an toàn không

Tùy nhà cung cấp. Với phần mềm miễn phí, cần xem dữ liệu lưu ở đâu, có xuất ra được không, ai chịu trách nhiệm khi có sự cố và điều khoản sử dụng dữ liệu. Nếu dữ liệu là số liệu kinh doanh quan trọng, các điểm này đáng đọc kỹ trước khi dùng.

Có chuyển dữ liệu từ Excel vào phần mềm được không

Được, miễn là dữ liệu có cấu trúc rõ ràng. Nên rà dữ liệu trùng, thiếu hoặc sai định dạng trước, rồi nhập theo mẫu thống nhất. Dữ liệu càng sạch thì chuyển càng nhanh và ít phải sửa sau.

Trao đổi nhu cầu quản trị của doanh nghiệp bạn

Nếu đang cân nhắc phần mềm quản trị doanh nghiệp, hãy bắt đầu bằng việc liệt kê những việc đang làm thủ công nhiều nhất và dữ liệu đang nằm ở đâu. Đó là nền để chọn hướng phù hợp và chốt phạm vi trước khi triển khai. Thông tin liên hệ có ở khối bên dưới bài, và bạn có thể xem thêm về Bùi Văn Vũ tại trang chủ.

Trong thế giới kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp là một bước đi chiến lược giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với Bùi Văn Vũ qua website https://buivanvu.com hoặc gọi ngay tới số 0394 296 000 để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tận tình. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển bền vững.

Thông tin liên hệ

• Điện thoại: 0394 296 000
• Email: buivuit@gmail.com
• Website: buivanvu.com