Tự động hóa cho doanh nghiệp nhỏ: 7 việc lặp lại nên giao cho máy làm trước

Nếu chỉ chọn vài việc để tự động hóa trước, hãy chọn những việc bạn hoặc nhân viên làm đi làm lại mỗi tuần, theo một quy tắc rõ ràng, và sai sót thì gây phiền thật. Bài này liệt kê bảy việc như vậy, cách tự chấm việc nào đáng làm, và những trường hợp chưa nên bắt đầu.

Một lưu ý để bạn cân nhắc: tôi là người nhận làm tự động hóa cho doanh nghiệp nhỏ, nên bài này có thể nghiêng về phía "nên làm". Tôi sẽ nói rõ cả chỗ không nên.

Minh hoạ do AI tạo, không phải ảnh thật.

Bảy việc lặp lại nên giao cho máy làm trước là gì?

Đây là những việc tôi thấy thường đáp ứng đủ điều kiện "lặp lại, có quy tắc, sai thì phiền":

1. Chép dữ liệu từ form hoặc đơn hàng vào Google Sheets hoặc CRM. Khách điền form, nhân viên mở ra rồi gõ lại vào bảng. Máy làm việc này nhanh hơn và không gõ sai.

2. Gửi báo cáo định kỳ. Báo cáo doanh số hoặc tồn kho gửi vào cùng một giờ mỗi tuần, lấy từ cùng một nguồn dữ liệu.

3. Nhắc công nợ và hạn thanh toán. Tin nhắc đến đúng người, đúng ngày, theo mẫu bạn đã duyệt.

4. Báo đơn mới cho đúng người qua Zalo hoặc Telegram. Đơn vào là bộ phận liên quan nhận được ngay, khỏi phải hỏi lại trong nhóm chat.

5. Phê duyệt đơn giản. Đề nghị chi, xin nghỉ phép, duyệt hồ sơ: chuyển đúng người, cập nhật trạng thái, nhắc khi quá hạn. MISA AMIS cũng khuyên doanh nghiệp nhỏ bắt đầu từ những quy trình đơn giản, phát sinh thường xuyên và gắn với dòng tiền, ví dụ đề nghị thanh toán và tạm ứng.

6. Đồng bộ dữ liệu giữa hai công cụ. Ví dụ đơn từ website sang bảng theo dõi kho hoặc phần mềm kế toán, thay cho việc xuất file rồi nhập lại.

7. Xác nhận tự động cho khách. Tin xác nhận đã nhận đơn hoặc đã đặt lịch, trả lời các câu hỏi lặp lại như giờ mở cửa, địa chỉ, cách thanh toán.

Cả bảy việc đều liên quan đến dữ liệu đi từ chỗ này sang chỗ khác. Đó là phần máy làm tốt và con người dễ chán, dễ sai.

Làm sao biết việc nào đáng tự động hóa?

Hãy chấm từng việc bằng bốn câu hỏi. Việc nào trả lời "có" cho cả bốn thì xếp lên đầu danh sách.

1. Việc này lặp lại ít nhất mỗi tuần không? Việc hiếm khi xảy ra thường không bù được công cài đặt.

2. Quy tắc có viết ra được không? "Đơn trên một mức tiền thì báo chủ" viết ra được. "Tuỳ tình hình thì xử lý" thì chưa.

3. Làm sai hoặc làm chậm có gây hậu quả không? Ví dụ nhắc nợ trễ hoặc nhập nhầm số.

4. Bạn đo được kết quả không? Số giờ làm mỗi tuần, số lần sai, thời gian chờ.

Cách chọn này gần với tiêu chí chọn quy trình để tự động hóa mà Sapo nêu, một nhà cung cấp phần mềm bán hàng: quy trình lặp lại cao, dễ sai khi làm tay và đo được hiệu quả.

Minh hoạ do AI tạo, không phải ảnh thật.

Khi nào chưa nên tự động hóa?

Có ba trường hợp tôi thường khuyên chờ:

• Quy trình còn đổi liên tục. Tự động hóa một quy trình chưa ổn định chỉ khiến bạn phải sửa lại nhiều lần.

• Việc cần phán đoán mỗi lần. Máy làm theo quy tắc, không thay được cân nhắc của người quen việc.

• Dữ liệu đầu vào chưa sạch. Nếu mỗi nhân viên ghi một kiểu, hãy thống nhất cách ghi trước. Tự động hóa sẽ làm lỗi lan nhanh hơn.

Nếu bạn còn đang phân vân giữa tự động hóa từng việc và dùng cả một hệ thống quản lý, bài ERP là gì và doanh nghiệp nhỏ có cần ERP không sẽ giúp bạn so sánh.

Bắt đầu thế nào cho ít rủi ro?

Bắt đầu từ một việc, không phải bảy việc cùng lúc. Lark cũng gợi ý bắt đầu từ các quy trình ít phức tạp rồi mở rộng dần sau khi vài việc đầu chạy tốt.

1. Chọn việc điểm cao nhất ở phần chấm trên.

2. Viết ra các bước hiện tại và quy tắc, kể cả các trường hợp ngoại lệ.

3. Cho máy chạy song song với cách làm tay trong một thời gian, rồi so kết quả hai bên. Thời gian chạy song song bao lâu là tuỳ việc; với việc theo tuần, thường nên ít nhất vài chu kỳ.

4. Giữ đường lui: biết cách quay về làm tay nếu máy gặp lỗi.

5. Khi kết quả khớp ổn định thì tắt cách làm tay, rồi mới sang việc tiếp theo.

Minh hoạ do AI tạo, không phải ảnh thật.

Tự động hóa tốn bao nhiêu và tiết kiệm được bao nhiêu?

Tôi không đưa con số chung ở đây, vì chi phí và thời gian tiết kiệm phụ thuộc vào việc cụ thể, số công cụ bạn đang dùng và độ sạch của dữ liệu. Cách đáng tin hơn là đo ở bước chấm việc: bạn mất bao nhiêu giờ mỗi tuần cho việc này, rồi so với sau khi chạy song song.

Kết

Tự động hóa không cần bắt đầu từ một hệ thống lớn. Chọn một việc lặp lại, có quy tắc rõ và đo được, cho chạy song song, rồi mới mở rộng. Nếu bạn muốn trao đổi về việc cụ thể của doanh nghiệp mình, bạn có thể xem các dịch vụ web và tự động hóa của tôi rồi nhắn Zalo hoặc gọi 0394 296 000 (thứ 2 đến thứ 7, 8:00–18:00).