ERP là gì? Doanh nghiệp nhỏ có cần ERP không và nên bắt đầu từ đâu

ERP là phần mềm đưa các mảng vận hành chính của doanh nghiệp, như bán hàng, mua hàng, kho và kế toán, vào cùng một cơ sở dữ liệu. Một nghiệp vụ chỉ cần nhập một lần, các bộ phận còn lại dùng lại đúng số liệu đó. Doanh nghiệp nhỏ không phải lúc nào cũng cần ERP đầy đủ, nhưng gần như ai cũng gặp vấn đề mà ERP sinh ra để giải quyết: cùng một con số nằm ở nhiều file và không khớp nhau.

Bài này giải thích ERP là gì, khác gì phần mềm kế toán và CRM, doanh nghiệp nhỏ khi nào nên và chưa nên làm, ba cách để có ERP, và các bước bắt đầu mà không biến dự án thành một khoản chi lớn vô ích. Bài viết từ góc nhìn của người làm phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, nên có một phần nói thẳng về xung đột lợi ích của tác giả ở mục cuối của phần so sánh.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, thường dịch là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Theo cách giải thích của SAP, một nhà cung cấp ERP lớn, đó là phần mềm giúp quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi trong một hệ thống thống nhất.

Điểm khác biệt quan trọng nhất không nằm ở tên gọi hay số chức năng, mà ở một nguồn dữ liệu duy nhất. Thay vì mỗi bộ phận giữ một file riêng, mọi người làm việc trên cùng một bộ dữ liệu.

Ví dụ minh hoạ (không phải khách hàng thật): một công ty phân phối nhỏ nhận đơn qua Zalo. Nhân viên bán hàng ghi đơn vào một file Excel, thủ kho trừ tồn kho trong file khác, cuối ngày kế toán nhập lại từng đơn để lên công nợ. Chỉ cần một bước nhập sai là tồn kho, công nợ và doanh thu lệch nhau, và không ai biết lệch từ đâu. Khi dùng ERP, đơn hàng được nhập một lần: hệ thống tự giữ hàng trong kho, tạo công nợ phải thu và ghi nhận doanh thu theo cùng một chứng từ.

ERP khác gì phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng và CRM?

Ranh giới giữa các loại phần mềm này ngày càng mờ, nhưng mỗi loại có trọng tâm riêng:

ERP và CRM khác nhau thế nào? CRM tập trung vào mối quan hệ với khách hàng: ai đang quan tâm, đang ở bước nào, cần chăm sóc gì. ERP tập trung vào vận hành bên trong: hàng, tiền, đơn, kho. Hai hệ thống thường được kết nối với nhau, và nhiều ERP có sẵn một phân hệ CRM đơn giản.

Hệ thống ERP gồm những phân hệ nào?

Mỗi ERP chia thành các phân hệ (module). Những phân hệ thường gặp:

• Kế toán và tài chính: sổ cái, công nợ, thu chi, báo cáo.

• Bán hàng: báo giá, đơn hàng, công nợ phải thu.

• Mua hàng: đơn mua, nhà cung cấp, công nợ phải trả.

• Kho: nhập, xuất, tồn kho, kiểm kê.

• Sản xuất: định mức nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ.

• Nhân sự và tiền lương: hồ sơ, chấm công, bảng lương.

• Quản lý khách hàng: phân hệ CRM cơ bản.

• Báo cáo quản trị: số liệu tổng hợp cho chủ doanh nghiệp.

Không doanh nghiệp nào cần đủ tất cả ngay từ đầu. Nên chọn phân hệ theo vấn đề đang gây đau nhất, không theo số chức năng mà nhà cung cấp liệt kê.

Có những loại hệ thống ERP nào? Có thể phân loại theo hai cách. Theo cách triển khai: ERP trên nền tảng đám mây (thuê bao, truy cập qua trình duyệt) hoặc cài đặt tại máy chủ của doanh nghiệp. Theo phạm vi: ERP dùng chung cho nhiều ngành hoặc ERP chuyên ngành như sản xuất, bán lẻ, dịch vụ.

Doanh nghiệp nhỏ có cần ERP không?

Không có ngưỡng chính thức nào về số nhân viên hay doanh thu. Dưới đây là các dấu hiệu mang tính kinh nghiệm, không phải quy tắc tuyệt đối.

Nên bắt đầu cân nhắc khi:

1. Cùng một số liệu (tồn kho, công nợ, doanh thu) nằm ở nhiều file hoặc nhiều người giữ và hay không khớp nhau.

2. Một thông tin phải nhập lại nhiều lần ở các bộ phận khác nhau.

3. Chủ doanh nghiệp muốn xem số liệu thật mà phải hỏi từng người, và mỗi người trả lời một con số.

4. Thêm nhân viên hoặc thêm kho, chi nhánh thì lỗi tăng theo.

5. Quy trình đã tương đối ổn định, đủ để biết cần số hoá đúng cái gì.

Chưa nên làm hoặc nên làm nhỏ hơn khi:

• Quy trình còn thay đổi hàng tuần. ERP không sửa được quy trình lộn xộn, nó chỉ làm cho sự lộn xộn chạy nhanh hơn.

• Vấn đề nằm ở một mảng duy nhất, ví dụ chỉ cần quản lý kho. Khi đó phần mềm chuyên một mảng thường đủ và rẻ hơn.

• Chưa có người nào chịu trách nhiệm về chất lượng dữ liệu. Phần mềm tốt đến đâu cũng không thay được người giữ dữ liệu.

Ba cách để có ERP: mua đóng gói, dùng nền tảng mở rồi tuỳ chỉnh, hoặc làm riêng

Về xung đột lợi ích: tác giả bài này làm phần mềm theo yêu cầu, tức có lợi ích ở lựa chọn thứ ba. Vì vậy bài đặt nó cuối bảng và nêu rõ khi nào nó không phù hợp: nếu quy trình của bạn khá chuẩn và một phần mềm đóng gói đáp ứng được đại đa số, hãy dùng phần mềm đóng gói. Làm riêng chỉ đáng khi sự khác biệt trong cách làm việc của bạn thật sự tạo ra lợi thế, hoặc phần mềm có sẵn buộc bạn bỏ những bước quan trọng.

Hiện nay 10 phần mềm ERP tốt nhất là gì? Không có danh sách "tốt nhất" chung cho mọi doanh nghiệp. Phần mềm phù hợp phụ thuộc vào ngành, quy trình, số người dùng và ngân sách. Các bảng xếp hạng thường được viết bởi chính nhà cung cấp hoặc đơn vị tư vấn nên cần đọc với sự thận trọng. Hãy bắt đầu từ danh sách vấn đề của chính bạn (xem mục sau) rồi dùng nó để chấm từng phần mềm.

Bắt đầu từng bước cho doanh nghiệp nhỏ

1. Liệt kê ba vấn đề đau nhất, kèm số liệu thật. Ví dụ: tồn kho thực tế lệch sổ sách bao nhiêu mỗi kỳ kiểm kê, công nợ chốt chậm mấy ngày. Số liệu giúp bạn đo được dự án có hiệu quả hay không.

2. Vẽ quy trình hiện tại của một mảng, từ lúc nhận đơn đến lúc thu tiền: ai làm gì, ghi vào đâu, chuyển cho ai.

3. Chọn một mảng làm trước. Thường là kho hoặc bán hàng cùng công nợ, vì đó là nơi lệch số liệu gây thiệt hại trực tiếp.

4. Chuẩn hoá dữ liệu gốc trước khi nhập: danh mục sản phẩm, mã hàng, danh sách khách hàng và nhà cung cấp. Dữ liệu gốc lộn xộn đưa vào hệ thống mới vẫn là dữ liệu lộn xộn.

5. Chạy song song với cách cũ trong ít nhất một kỳ chốt sổ, để so số liệu và bắt lỗi trước khi bỏ hẳn file cũ.

6. Đào tạo người dùng thật và chỉ định người phụ trách dữ liệu. Không có bước này, nhân viên sẽ quay lại Excel.

7. Mở rộng sang mảng tiếp theo khi mảng đầu đã chạy ổn.

Chi phí ERP gồm những khoản nào?

Giá phần mềm ERP là bao nhiêu? Bài này không đưa con số vì giá thay đổi theo nhà cung cấp, số người dùng, số phân hệ và cách tính (thuê bao hay mua đứt). Điều đáng làm là hiểu các khoản cấu thành để hỏi báo giá cho đúng:

• Bản quyền hoặc phí thuê bao (thường theo người dùng hoặc theo phân hệ).

• Triển khai và tuỳ chỉnh theo quy trình của bạn.

• Chuyển dữ liệu từ hệ thống và file cũ.

• Đào tạo người dùng.

• Hạ tầng nếu cài đặt tại chỗ (máy chủ, sao lưu, bảo mật).

• Bảo trì và hỗ trợ hằng năm.

• Chi phí nội bộ: thời gian của nhân viên tham gia dự án, thường bị quên khi tính ngân sách.

Một mẹo hữu ích: yêu cầu báo giá theo tổng chi phí trong ba năm, thay vì chỉ giá thuê bao tháng hoặc giá bản quyền ban đầu.

Những sai lầm thường gặp

• Mua phần mềm trước, tìm hiểu quy trình sau.

• Muốn số hoá mọi thứ cùng lúc thay vì bắt đầu từ một mảng.

• Không ai chịu trách nhiệm về dữ liệu.

• Bỏ qua đào tạo và chạy song song.

• Tuỳ chỉnh quá nhiều, khiến việc nâng cấp sau này khó và tốn kém.

• Chọn phần mềm theo bảng xếp hạng thay vì theo danh sách vấn đề của chính mình.

Câu hỏi thường gặp

ERP làm gì? Gom các mảng vận hành vào một dữ liệu chung để mọi người làm việc trên cùng một con số, giảm nhập lại và giúp chủ doanh nghiệp xem được số liệu tổng hợp.

ERP viết tắt của từ gì? Enterprise Resource Planning, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Có ERP miễn phí không? Một số nền tảng mã nguồn mở có bản cộng đồng không tính phí bản quyền. Tuy nhiên triển khai, tuỳ chỉnh, vận hành và bảo trì vẫn tốn chi phí và thời gian, nên "miễn phí" chỉ đúng với phần bản quyền.

Doanh nghiệp sản xuất có cần ERP khác không? Doanh nghiệp sản xuất thường cần thêm các phân hệ như định mức nguyên vật liệu và lệnh sản xuất. Phần còn lại, như kho, mua hàng, bán hàng và kế toán, tương tự các ngành khác.

Kết luận

ERP giải quyết một vấn đề cụ thể: số liệu bị chia rải rác và không khớp nhau. Doanh nghiệp nhỏ không cần ERP đầy đủ ngay, nhưng nên bắt đầu bằng việc liệt kê vấn đề thật, chọn một mảng làm trước, rồi chọn cách triển khai phù hợp với mức độ đặc thù của quy trình.

Nếu bạn đang cân nhắc và muốn có người cùng rà soát quy trình trước khi chọn phần mềm, bạn có thể xem các dịch vụ, cách làm việc hoặc liên hệ để mô tả tình huống của mình.